اکثر ما، لیست هایی داریم که در آن برنامه کارهایمان را بطور روزانه، هفتگی، ماهانه و حتی سالانه نوشته ایم. کارهایی که باید انجام دهیم. به این لیست ها لیست انجام امور یا to-do list  می گویند. احتمالا این لیست ها را روی میز کار، در، دیوار، یخچال و هر جای خانه وصل می کنید تا جلوی چشمتان باشد و یادتان نرود. اما یک سوال از شما دارم. آیا از نوشتن لیست انجام امور خسته شده اید؟ اگر بله، دلیل آن این نیست که این کار بیهوده است؛ دلیل آن اینست که شما لیست نویس موفقی نیستید!
اجازه دهید داستانی تکراری را بریتان تعریف کنم. کمی فکر می کنید و می بینید که کلی کار برای انجام دادن دارید پس شروع می کنید به لیست کردن آنها، با این خیال که سر و سامانی به اوضاع برنامه هایتان داده اید و بالاخره نظم و انضباطی وارد زندگی تان شده است. هیچ کاری را در لیست انجام امور از قلم نمی اندازید. از خوردن صبحانه گرفته تا سلام دادن به همکارها! به هر کار ساعتی را در لیست اختصاص می دهید و خود را محدود به انجام آن کار در زمان مورد نظر می کنید. بعد از اتمام لیست متوجه می شوید که طومار طویلی از امور ریز و درشت نوشته اید، اما دست نمی کشید! شروع می کنید به زندگی بر طبق امور لیست. اما بگذارید از شما بپرسم تا کی؟! واقعا چه مدت می توانید در چنین چارچوب برنامه ریزی شده ای زندگی کنید؟ یک روز؟ دو روز؟ یک هفته؟ نهایتا به جایی می رسید که لیست خود را مچاله می کنید و از پنجره به بیرون پرت می کنید! شاید هم چاله ای بکنید و تمام لیست انجام امور خود را در آن چال کنید!

همین امروز، از تهیه ی لیست های بلندی که هرگز تمامی ندارد، دست بکشید! لیست کردن کارها حس خوبی به شما القا می کند، اما چقدر به چنین لیستی عمل می کنید؟ ممکن است که چند مورد ابتدایی این لیست را انجام دهید اما نهایتا یا تسلیم می شوید و یا این که از موارد موجود در لیست تان بدون این که به انجام برسند، عبور می کنید. ایجاد یک لیست انجام امور می تواند به شما کمک کند تمرکز کنید و برنامه ریزی کنید که چقدر زمان برای انجام کارهایتان لازم است؛ اما اگر لیست تان طولانی شود می تواند کارایی شما را از بین ببرد. نگارش آن چه که قصد انجامش را دارید، ذهنتان را پاکیزه می کند و باعث جلوگیری از فراموشی می شود. ¹ مهمتر از تهیه این لیست ها اینست که یاد بگیرید چگونه آن ها را درست و کارآمد طراحی کنید. توصیه های بسیاری درباره نگارش لیست ها وجود دارد. در ادامه به برخی از این موارد اشاره می کنیم:

1_ امور را اولویت بندی کنید.

اگر می خواهید کارهای مهمی فراتر از روزمرگی ها انجام دهید، تهیه یک لیست انجام امور مناسب، گام اول در ابتکار و ثمره بخشی شماست. قرار نیست امور بدیهی روزمره را در این چارچوب های رسمی جا دهید. هر چقدر هم که فرد منظم و مقرراتی باشید، بسیار مضحک بنظر می رسد که خوابیدن، بیدار شدن، صرف نهار و چنین اموری را مدام لیست کنید. باید امور مهم زندگی تان را اولویت بدهید و در لیست بگنجانید. اگر مدام موارد مختلفی را به لیست تان اضافه  کنید، قادر نخواهید بود که همه را به انجام برسانید. تمام روز را به سختی کار می کنید و در نهایت به خاطر این که نتوانسته اید همه چیز را انجام دهید، احساس گناه و سنگینی خواهید داشت. یا برعکس، از همان اول نگاهی به لیست عجیب و طویل خود می اندازید و انگیزه ادامه روز را از دست می دهید. شاید ترجیح دهید حتی کارهای روزانه را هم رها کنید و فقط چرت بزنید. نگاه کردن به لیستی که وظایف کاری، اعمال خانه، الویت های خانوادگی و تعهدات اجتماعی در آن با هم مخلوط شده اند شما را سر در گم می کند و حتی احساس ناتوانی و گناه به شما دست می دهد. اعتماد بنفستان را از دست می دهید و استرس می گیرید. حتی نمی دانید دلیل حال بدتان همان تکه کاغذ ترسناکی بوده که روی میز کارتان چسباندید!
فقط کافیست عاقلانه به این موضوع نگاه کنید و مواردی را در لیست انجام امور بنویسید که واقعا ضروری بنظر میرسند. همین طور یادتان باشد که موارد موجود در لیست را با برچسب هایی مانند کم، متوسط، زیاد و… الویت بندی نکنید زیرا این کار اتلاف وقت است. بجای آن از اعداد استفاده کنید. مثلا، مورد شماره ی 1، مورد شماره ی 2، مورد شماره ی 3. با انجام این کار در نهایت با مواردی در لیست تان روبرو می شوید که بسیار ضروری به نظر خواهند آمد و تصمیم می گیرید حتما انجامشان دهید. گاهی سعی کنید الویت بندی لیست خود را به صورت بصری انجام دهید. مثلا کارهایتان را از مهم ترین موارد تا کم اهمیت ترین موارد، در یک هرم لیست کنید. بدین صورت مهم ترین اعمال در نوک هرم قرار می گیرند و زودتر تکمیل می شوند. ² هنگامی که تیک یک مورد را زدید به سراغ مرحله بعدی بروید. به یاد داشته باشید که آن چه در نوک هرم قرار گرفته مهم ترین کار است. یا می توانید کارهایی که حتما ترتیب دارند و پشت هم می آیند را روی پله های یک نردبان بنویسد و تا پله اول را طی نکنید، به پل بعدی نروید.

چطور نوشتن یادداشتهای روزانه را برای رشد روانی، عاطفی، و معنویتان شروع کنید؟

2_ طومار خود را کوتاه کنید و لیست هایتان را متمرکز کنید.

اگر بتوانید یک لیست انجام امور مناسب تهیه کنید، بجای آن احساس ترس و گناهی که گفتیم، احساس قدرت و نظم خواهید داشت. شما هم چنان همان مقدار کار را انجام می دهید اما آن را به گونه ای سازمان دهی کرده اید که باعث می شود حس کنید کار بیشتری انجام داده اید. اگر صد تا کار برای انجام دادن دارید، می توانید این صد مورد را به 10 لیست 10 موردی تبدیل کنید. هر زمانی که یک لیست را تمام کنید خواهید دید که 10 درصد کار را به پایان رسانده اید. با مشاهده ی چنین پیشرفتی دیگر از آن صد کاری که باید انجام می شدند ترسی نخواهید داشت. مشکلات بزرگ را به تکه های کنترل پذیر تبدیل کنید. این نصیحت برای تعیین هدف، تکمیل پروژه های بزرگ و تسخیر لیست های طولانی است. لیست خود را به قطعات کوچک تقسیم کنید تا بتوانید سریعا تکمیلش کنید. تکمیل لیست اعمالی که انجام پذیر است نسبت به لیستی که روزها شما را درگیر خودش می کند، موجب اشتیاق و هیجان شما می شود.
به جای جمع کردن و مطابقت موارد مختلف با زندگی تان؛ آن ها را با توجه به زمانی که با زندگی تان متناسب هستند، از هم جدا کنید. یعنی؛ در هنگام کار بر روی وظایف کاری تمرکز کنید. مثلا این هفته باید فلان کار را در خانه به پایان برسانید، پس نیازی نیست وظایف دیگر را نیز در لیست بیاورید تا گیج شوید. لیست امور شغلی و کاری تان را دور بیندازید و 100 درصد توجه خود را بر روی اعمال مربوط به منزل و ساکنینش منعطف کنید. این استراتژی بسیار موثر است زیرا یکی یکی بر روی کارها تمرکز می کنید. مغز ما، در انجام چند کار مختلف با هم خوب عمل نمی کند پس بهتر است چنین کاری انجام ندهیم. ³ تمرکز بر روی یک مورد در یک زمان به این معنی است که شما می توانید آن کار را سریع تر و کارآمد تر انجام دهید، مگر اینکه تمرکزتان به هم بخورد و به جای یک مورد بر روی اعمال مختلف تمرکز کنید، چون این کار بازدهی تان را پایین می آرود و از کیفیت اعمالی که باید انجام دهید می کاهد.

یادداشت برداری روزانه و عملی کردن هزاران ایده ی خلاقانه!

استراتژی های سازنده ای که برای طراحی لیست انجام امور مطرح شد و راهکارهای موثر دیگری که به ذهن خودتان می رسد، باید باعث شوند احساس خوب تری داشته باشیم نه بدتر. یک لیست طولانی از کارهایی که انجام نمی شوند، شما را خسته می کند و باعث می شود تا احساس گناه و استرس زدگی داشته باشد. به تهیه ی لیست های آگاهانه بپردازید و در یک زمان بر روی یک وظیفه تمرکز کنید، این گونه شگف زده شده و خواهید فهمید که پتانسیل تان در انجام کارها و به پایان رساندن لیست ها، بیشتر می شود.

منابع:

http://www.lifehack.org/646781/long-lists-never-get-done?ref=category_section_post_158865